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浅谈印刷企业信息化建设

2021-07-29 来源:绍兴机械信息网

浅谈印刷企业信息化建设

市场竞争激烈的今天,越来越多的管理者正在利用管理信息系统进行管理活动。信息管理是企业管理的一项基础性的管理工作,规范、准确、及时、充分的信息对管理层进行有效决策发挥着不可替代的作用。随着局域网技术的发展,利用网络技术达到资源共享,信息沟通更加便捷,管理信息系统正是在这种条件下走上管理的舞台。

但是信息化管理带来的效果与企业设想有很大差距,媒体上不时报道某某企业投入大量的人力、财力,上ERP不成功,成了一套摆设,信息化建设所能体现的作用并没有充分体现出来。其实,信息系统本身只是企业信息化管理的一个操作平台,运行好坏不完全在于软件本身,它与企业自身管理思想、方法、人员素质等都有很大关系。如同一台计算机可以在不同的操作系统下运行,操作系统不同,运行的效果、发挥的作用也不一样。

有的印刷企业在介绍搞ERP成功经验时讲:搞ISO 9000质量体系认证时,信息管理比较到位,认证工作一般进行得比较好,上ERP也就比较容易。因为质量管理体系可以说是企业质量管理的一个平台,在这个基础上,通过信息建设,反映质量体系运行中发现的各种问题,不断完善质量管理体系,达到持续改进的目的。此时上ERP,管理思路、工作流程、工作方法基本上是较成熟的,只不过是以计算机管理代替人工管理,管理的手段更加先进而已。本着这样的思路,笔者谈谈如何进行印刷企业信息化建设。

一、管理思想

这是一个很根本的问题,不同的企业在经营管理上都有自己的特色和固有的业务流程,如果强制性地采用一个ERP产品来管理不同的企业,难免会失败。虽然,ERP产品与现代倡导的管理思想、管理方法是紧密相关的,有一定的先进性和科学性,但对于任何一个企业来说,选择怎样的ERP产品,取决于该产品是否适用本企业的生产经营状况以及其管理思路和企业是否协调。在引进ERP之前,一般都有一个认识过程,包括充分调研、可行性分析,才决定是否引进。出发点可能是从企业本身实际条件,如企业所在领域、管理基础、业务运作特点、信息化发展策略,然后选择能够满足这些要求的产品,有条件有步骤地实施。通过不断改进,逐步构建企业的信息系统。这个过程,是不断融合的过程。企业自身的管理思想、手段、控制的方法和要求不断融入管理信息系统中,建设的是属于企业自己的,有本企业特点的管理信息系统。软件商所做的是帮助和支持,对软件不断修改、完善和维护,而不是同样的ERP产品一卖几十家,全国各地地进行推广,这种ERP产品充分反映的只是一种业务流程和一些要控制的数据罢了。所以,建立企业管理信息系统要据企业经营管理特点,而不是拿来主义。

二、管理原则的运用

ISO 9001质量管理体系提出了八大管理原则,这些原则所代表是当今管理学的最新成果。如系统的方法,它的有效运用对于企业上ERP的帮助是很关键的。ERP本身就是一个大的系统,ERP所控制的是业务流程的各个子系统,即各个功能模块,如生产作业模块、人力资源模块、物流模块等。采用系统方法对这些相互关联的过程作为系统加以识别、理解和管理,有助于企业提高实现目标的有效性和效率。如生产管理系统,进行生产管理,首先要明确生产管理的目的,它是在于维持正常的生产秩序,建立一个高质、高效的生产体系,以此为目的,确定要控制的内容及控制的方法。生产管理中一般对生产进度、产品质量、设备、安全、现场、原辅材料损耗控制等几个方面实施控制。在实施信息管理时,这些信息都在整个生产流程中有具体反映,而且是相互关联的。信息化建设时,要充分考虑利用怎样的数据来反映管理的要求和它们之间的关系、采用的控制方法,对涉及的信息分析处理,提高数据的利用率,达到管理的目的。比如在整个生产工艺单上,可以反映生产工艺、各工序生产工时、材料损耗、过程质量情况、设备情况等,通过一个时间段,汇总这些数据,对要控制的内容进行控制,达到信息系统管理的目的。

再如,质量管理体系强调的是过程方法,实际上对每个工作流程采用过程方法实施管理控制,以达到标准所要求的四个目的:理解和满足要求、过程增值、过程业绩和有效性、基于客观测量和持续改进。反映这四个方面是通过数据的积累、统计、分析来实现,因此,数据的准确性很关键。有的企业在贯彻标准实施时,制定严格的检查考核来保证数据准确:每月检查记录情况,不符合要求的要处理。而ERP软件的运行效果也是通过企业提供的数据准确性来反映的,通过对过程数据准确性来保证ERP运行的效果。可见,基于管理的思想是一致的。

三、从质量记录到信息系统设计

在质量管理体系中,最能反映平时各个流程工作内容的是企业里所有质量记录。记录是为管理活动的四大过程(管理职责、资源管理、产品实现、测量、分析和改进)所取得的结果或提供活动的证据的文件,基本上涉及到企业整个业务流程和管理体系。可以这么说,记录所发挥的作用是整个质量管理体系信息基础。衡量质量认证是否成功的依据在于文件的执行方面,而记录是有效证据。通过对记录反映的信息统计、分析,来判定体系的有效性、适宜性和符合性,这就是所谓的体系有效性运行。认证时,针对每个过程,确定各接口之间的关系,来设计记录,这些记录基本覆盖了印刷流程的各个过程。经过几年的体系运转,记录不断完善、优化,管理的有效性和手段得以提高、简化。利用网络技术、计算机技术等现代化手段将企业原有工作流程、信息反馈渠道人工管理的方式彻底改变,并且数据要求、人员培训都有了一定基础,当然比较容易成功。

四、管理信息系统与企业的激励考核措施或管理制度配合实施,保证其有效性

对于生产进度的控制,不同企业的控制方法不同。大部分企业是基于经验管理和现场管理,在激励制度和措施上采用计时工资或计件工资,二者各有利弊。前者如果没有有效的激励措施作保证,工人常常混工时来提高其收入;而后者将工人收入与工作量相结合,在某种程度上提高了生产积极性,但在业务量不大的情况下,工人收入降低, 影响工人工作稳定性。工人工作的积极性完全在于主动,没有把生产进度同激励机制有效挂钩,做多做少、早做晚做一个样,这对生产进度的管理带来不便。企业不能精确地按顾客要求的交货期合理安排生产,有时可能造成工时延误。这本来就是管理上的问题。在这种情况下,即使上了管理信息系统也不可能做到有效控制生产进度,信息系统只是迅速反映的是些基本的数据。为了建立一个高质、高效的生产体系,通过工时考核,保证生产进度的顺利进行,笔者认为是完全可行的。对生产过程的信息化管理,生产各工序、工作环节的时间测量,为科学地安排生产提供了可能。

对于生产工时的计算,不同企业有不同的计算方法和测量依据。工时一般作为衡量工作效率的手段,在控制生产进度上没有得以充分的运用,但工时为控制生产进度提供了可能。以印刷工序为例,假定有三台胶印机,由于每台设备正常印刷速度、设备限制条件是不一致的,操作人员的操作水平也不尽相同,对印刷故障的处理能力也不尽相同,如何通过合理的工时考核达到控制生产进度的目的?我们知道,一个印刷活件印刷过程包括印前准备、调专色、上版、校墨、校版、正常印刷、落版、洗车。但在正常的生产秩序中,每天上班前印前准备工作,下班前洗车及正常的日保是每天必做的工作内容,机长要做的是控制产品质量和对设备的控制能力。在时间段上,可划分成三部分:一是正常印刷的时间(包括中途换版、洗橡皮、换橡皮等),衡量的依据是印量的大小。

因为一般情况下,印机速度是一定的,据印件的难易之间略有差异,在此情况下,可以据产品的类型、印量、设备状况进一步的进行细分,把印刷过程中的中间换料、洗橡皮、自己可以解决设备故障都包括在内。这样做的目的是强调机长的作用,避免扯皮。这个时间记作T1。二是印刷准备时间,以印版次数来衡量。印前准备工作,洗车、装版、上墨、校版、校墨后至开始印刷,这个时间段是T2。第三个时间比较固定。调专色、日保用时是固定的,待料、待版,修理设备等时间是可以通过信息控制的,比如修理设备可以通过设备部门的记录来反映,待料、待版通过现场管理人员记录来反映,这个时间基本是一个准确的值,可以称为T3。T1、T2可通过利用信息系统进行多次数据统计,据印件的容易程度分类,找出一个大家可接受的时间作为考核生产工时的依据。有了这些数据,可为整个一天生产计划作一个统筹安排,利用信息系统中生产进度控制各种手段,再加上相应的考核措施,科学控制生产进度是没有问题的。

从上面可以看出,信息系统提供的仅是数据,管理成功的本身在于管理方法。

转载自:印刷杂志

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